長文メールのハラスメントに立ち向かう：生成AIが"秒"でメールをアップデート！

あの人からの、長くて、ダラダラしたメール。
下へ下へと読んでいく。でも、結論はなかなか出てこない。。。

結局、なにが言いたいんだ？
私に、なにをさせたい？

最後まで読んだが、よく解らない。しかたなく、もう一度頭から読み始める・・・

こんな、うんざりする長文メールに悩まされた経験はないだろうか？

要領を得ない長文メールを送る人は、たいてい仕事のできない人である。
厄介なのは、そんな仕事のできない人と組まされたときだ。一緒に仕事をする以上、その人が書いた、クソみたいな長いメールを、毎回読まなくてはならない。これはもうハラスメント。
ストレスは溜まるし、なにより、相手の伝えたいことを、こちらが汲み取らないといけないから、貴重な時間を盗られてしまう。
結果、こちらの生産性はガタ落ちだ。

しかし、本人に注意したところで、長いメールは止まらない。
「過去と他人は変えられない」
これは宇宙の法則である。

では、どうすればよいか？

生成AIにメールを要約させるのだ！

生成AIは要約の達人

生成AIは、文章要約の達人である。

しかし、ビジネスメールは単純にメール文章を短縮しても、不十分である。
その理由は、単なる文章の短縮や要約では、ビジネスメールの「目的」を果たせないからだ。

ビジネスメールの基本：相手に依頼するとき絶対書くべきこと

ビジネスメールには、必ず目的がある。
ビジネスメールの目的、すなわち、相手に伝えたい用というのは、概ね次のどれかだ。

• 報告
• 連絡
• 相談
• 依頼
• 提案

この中で、相手を動かしたいのは「依頼」である。つまり、相手にアクションさせたい場合だ。
依頼で、伝えなければならないポイントは、次の２つ。

1. やってほしいアクションの内容
2. その期限

背景、条件、手段など、細かい点は置いておいて、必ず伝えなければならないのは、この２点だけである。

長文のビジネスメールが悪なのは、長ければ長いほど、この２点が見え辛くなってしまい、相手に伝わらないからだ。相手に伝わらないから、相手はこちらが期待するアクションを起こしてくれない。

相手にアクションをさせるを「依頼」メールを書きたいなら、上の２点は端的に書くこと。

メールの解読：自分がアクションするために

自分自身はメールの書き方を気をつけていても、相手から来る長文メールは防ぎようがない。受信する以外に選択肢はないのだ。
受信したら、上記の２点「期待されているアクション／期限」を、がんばって解読するしかない。

最悪なのは、メール返信を使い回すような輩だ。メールタイトルと中身が一致していないので、そこに何が書かれているのか、メールの目的が何なのか、中身を読むまで、まったく判断できない。
さらに、メールが長文で、上記のポイントを押さえていなければ、解読するまでに相当な時間を費やすことになる。

こういった解読が難儀なメールには、生成AIが威力を発揮する。
生成AIに長文メールの解読をしてもらい、メールの目的は何かを見分けてもらう。依頼メールであれば、期待されているアクションは何で、その期限は何時か、一目で解るように編集してもらうのだ。

そうすれば、受信者は迅速にアクションを起こせる。

プロンプト：ビジネスメール向けの要約

要領を得ない長文メールを、「人を動かすビジネスメール」に要約する、生成AIのためのプロンプトが次だ。

長くて読み難い長文メールを、トピック別に、解りやすく、読みやすくして、回答として出力してください。
-出力は表形式。表の列は「トピック名」「トピック種類」「トピック要約」「責任者・担当者」「期限」
-「トピック種類」の値は、{#メール目的}の中から選んで出力値としてください。
-「責任者・担当者」が不明のトピックの出力値は「不明」としてください。
-「期限」が不明のトピックの出力値は「不明」としてください。
-回答を作成したら、出力する前に「期限」の古い順に並べ替えてください。「期限」が不明なトピックは、「期限」有りのトピックよりも後ろに並べてください。並べ替えた回答を回答として出力してください。

#メール目的
-報告
-連絡
-相談
-依頼
-提案

プロンプトの記述ルールについては、次の記事を参照してほしい。

生成AIで期待通りの回答を得るためのコツ

アクションを促すメールにアップデート

それでは、上記プロンプトの検証をしていこう。

次のようなメールが送られてきたとする。

これはサンプルなので極端な書き方にしているが、こういった「何が言いたいんだ！？」と叫びたくなるようなメールは、読むだけで頭が痛くなる。
でも大丈夫、生成AIが要約してくれる。

生成AIによる単純なメール要約

このグダグダなメールを、ChatGPTに「次のメールを要約して」と依頼する。すると、次のような要約を返してくれる。

ゴチャゴチャと書かれていた複数のトピックが、整理されて箇条書きになっている。内容の重複や冗長さも排除されたので、かなり読みやすくなった。
理解しやすくなったが、ビジネスメールの目的を果たしているかといえば、もう一歩である。

ビジネスメールの目的とは、上に書いた「報告／連絡／相談／依頼／提案」を伝えることだ。これらをすぐに判別し、「依頼」については迅速にアクションを起こさなければならない。

しかし、上の要約は、それぞれのトピックの目的がはっきりせず、「依頼」が含まれているかどうかは、箇条書きをよく読まないとわからない。

書かれている目的を素早く理解できないという点で、単純な要約は不十分なのである。

生成AI＋プロンプトによる、アクションを促すメール要約

次は、本記事のプロンプトを使った要約だ。

各トピックには「報告／連絡／依頼／相談」が表示されているので、トピック毎の目的が、一目で判断できるようになっているのがわかるだろう。
「依頼」の場合は、依頼の内容と、「期限」も表示されているので、どんなアクションを何時までに完了すればよいか、見間違えることはないはずだ。
さらに、期限の近いものから順に並べ替えてあるので、表の上のトピックから順にアクションを起こせばよい。

最初のグダグダメールと比べれば、読みやすさ・理解しやすさの差は歴然だ。
これぞ、人を動かすビジネスメールの要約である。

まとめ

• ビジネスメールは「報告・連絡・相談・依頼・提案」を伝えるという目的がある。相手にメールを送る時は、左記の目的が端的に伝わるように書くことが重要。
• 人を動かす「依頼」メールを送るときは、期待する アクション／期限を、一目で解るように書くこと。
• 相手からの受信メールは、生成AI ＋ 本記事のプロンプトを使うことで、相手が伝えようとしていることを、一目で判断できる形に要約できる。

この記事で紹介したプロンプトを使えば、不快な長文メールを読むことなく、相手からの用件を汲み取ってアクションに繋げることができる。長文メールのハラスメントに負けることなく、ビジネスを行うことができるはずだ。

このプロンプトが、多くのビジネスパーソンの役に立てば幸いである。